Les sanctions disciplinaires au sein d’une entreprise sont un outil essentiel pour assurer la discipline et le bon fonctionnement de l’organisation. Cependant, leur application nécessite une compréhension approfondie des règles et des procédures légales afin d’éviter tout litige potentiel. Dans cet article, nous vous partageons des cas concrets et nous vous apportons des réponses claires ainsi que des outils pratiques pour gérer efficacement les sanctions disciplinaires au sein de votre entreprise.
Nous allons explorerons en détail chaque aspect clé des sanctions disciplinaires, du règlement intérieur à la procédure de sanction, en passant par les dispositifs de surveillance et les types de sanctions appropriés.
Le Règlement Intérieur : Fondation de la Discipline au Travail
Un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus.
C’est le socle sur lequel repose la régulation des comportements attendus au sein de l’entreprise mais il permet aussi de légitimer les sanctions disciplinaires en cas de non-respect. Sa rédaction doit respecter scrupuleusement les exigences légales pour être valide et applicable. On vous explique tout.
Le règlement intérieur fixe :
- Les règles de conduite dans l’entreprise en matière de santé et de sécurité
- Les règles concernant la discipline notamment la nature et l’échelle des sanctions.
Les restrictions que le règlement impose aux salariés doivent être justifiées par la nature de l’activité à réaliser et proportionnées au but recherché.
Les dispositions du règlement intérieur doivent être conformes aux dispositions des lois, règlements et conventions collectives applicables.
La procédure de dépôt à respecter
- Consultation des représentants du personnel
- Communication en 2 exemplaires du règlement intérieur accompagné de l’avis du CSE à l’inspecteur du travail (deux mois pour validation)
- Dépôt au greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement
- Le règlement intérieur est porté, par tout moyen (affichage, intranet) à la connaissance des personnes dans les lieux de travail.
Le Règlement Intérieur rentre en application 1 mois après l’accomplissement des formalités à tous les salariés et stagiaires de la société.
Les dispositifs de surveillance, la prescription et le respect des droits des salariés
Les dispositifs de surveillance
La surveillance des salariés peut être nécessaire pour assurer la sécurité, la productivité et la conformité réglementaire. Cependant, elle doit être menée de manière respectueuse des droits fondamentaux des salariés.
L’employeur peut recourir à des dispositifs de surveillance pour collecter des preuves à des fins disciplinaires comme la vidéosurveillance ou la géolocalisation.
Ces dispositifs de surveillance doivent être proportionnés au but légitime recherché et doivent faire l’objet d’une information au préalable.
Il convient de respecter la procédure suivante :
- Consultation des représentants du personnel
- Information individuelle du salarié
L’information doit indiquer que les données collectées par le dispositif de surveillance peuvent être utilisées à des fins disciplinaires.
Compte tenu du RGPD, les données collectées ne peuvent être conservées de manière indéfinie.
La prescription
La prescription des faits fautifs est de 2 mois à compter du jour où l’employeur a connaissance de ces faits.
Ce délai peut être prolongé si l’employeur est dans l’obligation de mener une enquête afin de déterminer avec précision l’ensemble des faits fautifs reprochés au salarié.
Aucune sanction antérieure de plus de 3 ans à l’engagement des poursuites disciplinaires ne peut être invoquée à l’appui d’une nouvelle sanction.
Les Différents Types de Sanctions : Adaptation à Chaque Situation
Les sanctions disciplinaires doivent être proportionnées à la gravité de la faute commise. Voici les différents types de sanctions :
Le blâme.
L’avertissement : document écrit de reproches au salarié.
La mise à pied à titre disciplinaire : période non travaillée et non rémunérée de 15 jours maximum.
La mutation : changement de lieu de travail.
La rétrogradation : changement de classification avec diminution de la rémunération.
Le licenciement pour faute simple : versement d’une indemnité de licenciement.
Le licenciement pour faute grave : maintien au sein de la société impossible.
Le licenciement pour faute lourde : intention de nuire à l’employeur.
L’avertissement, la mise à pied à titre disciplinaire et le licenciement sont les plus utilisées
Deux principes à respecter :
- Aucun fait fautif ne peut être sanctionné deux fois
- Les sanctions pécuniaires sont interdites
Deux rappels :
- Il est interdit de licencier un salarié pour certains motifs (exercice du droit de grève, motif discriminatoire)
- Il est interdit de licencier une salariée en congé maternité (protection absolue)
Pour plus de détail, nous vous invitons à consulter notre fiche pratique sur la « Rupture de Contrat et les Délais à Respecter« .
Principe de Proportionnalité : Clé de la Justice Disciplinaire
Pour attribuer une sanction disciplinaire adaptée, il faut respecter le principe de proportionnalité de la sanction.
Eléments factuels à prendre en considération pour respecter le principe de proportionnalité de la sanction :
- L’ancienneté
- Les antécédents disciplinaires sur les 3 dernières années
- Le respect de l’échelle de sanction prévue dans le Règlement intérieur ou la Convention collective applicable
- Les circonstances aggravantes de la faute commise :
- répétition
- gravité
- public
- dissimulation
- Les circonstances atténuantes de la faute commise :
- information de l’employeur ou du supérieur hiérarchique
- reconnaissance des faits
- aveux
- excuses et regrets
- traitement des conséquences de la faute
Respecter le principe de proportionnalité est essentiel pour éviter tout risque de contestation ou de litige.
La procédure de sanction disciplinaire
La procédure de sanction disciplinaire doit suivre un processus précis pour être valide. Voici les étapes clés :
- Découverte des faits fautifs
Respecter un délai de 2 mois maximum entre la découverte des faits et le lancement de la procédure (par convocation).
- Envoi de la convocation à l’entretien
Respecter un délai de 5 jours ouvrables minimum entre la première présentation de la lettre au salarié et le jour de l’entretien.
- Tenu de l’entretien au préalable
Délai de 2 jours ouvrables minimum et 1 mois maximum entre l’entretien et le jour d’envoi de la notification
- Notification de la sanction
Nos conseils pour une procédure sécurisée :
Il est impératif de vérifier que le salarié concerné par la procédure n’ait pas le statut de salarié protégé. Pour rappel les salariés protégés sont principalement :
- les représentants du personnel
- les salariées en situation de maternité
En cas de licenciement, il est primordial de vérifier que le salarié ne dispose pas d’une clause de non-concurrence.
Si l’employeur souhaite lever cette clause, il peut le faire jusqu’à la notification du licenciement, pas au-delà.
La procédure de sanction disciplinaire pour un salarié protégé
La procédure de sanction disciplinaire pour un salarié protégé (principalement les représentants du personnel et les salariées en situation de maternité) doit suivre un processus précis pour être valide. Voici les étapes clés :
- Découverte des faits fautifs
Respecter un délai de 2 mois maximum entre la découverte des faits et le lancement de la procédure (par convocation).
- Envoi de la convocation à l’entretien
Respecter un délai de 5 jours ouvrables minimum entre la première présentation de la lettre au salarié et le jour de l’entretien.
Le demande d’autorisation se fait dans les jours suivant la réunion avec le CSE.
L’inspecteur dispose d’un délai de 2 mois afin de se prononcer en faveur ou non du licenciement.
En l’absence de réponse, pas de licenciement.
- Tenu de l’entretien au préalable
Suite à l’entretien préalable, l’employeur doit réunir le CSE afin d’avoir leur avis, à titre consultatif, sur le licenciement.
- Réunion avec le CSE
Le demande d’autorisation se fait dans les jours suivant la réunion avec le CSE.
- Autorisation de l’Inspection du Travail
L’inspecteur dispose d’un délai de 2 mois afin de se prononcer en faveur ou non du licenciement. En l’absence de réponse, pas de licenciement.
Suite à l’autorisation, l’employeur envoi le courrier de notification par lettre recommandée.
- Notification du licenciement
Le salarié protégé dispose alors d’un délai de 2 mois pour contester son licenciement.
FAQ : Nos experts répondent à vos questions
En principe, le règlement intérieur doit être porté à la connaissance des salariés, notamment par le biais de l’affiche. En pratique, vous pouvez faire signer le règlement, cependant il ne s’agit pas d’une obligation
Effectivement, il est possible de licencier un salarié même s’il n’a jamais eu d’avertissement dès lors que la faute reprochée justifie ce licenciement (faits/sanctions proportionnés). Attention, également à se référer à votre règlement intérieur qui peut prévoir la nature et l’échelle des sanctions
En principe, le salarié qui souhaite contester sa sanction peut effectivement saisir le Conseil de prud’hommes. En pratique, le salarié peut également contester sa sanction en vous adressant un courrier de contestation, cependant, vous n’avez pas d’obligation d’accéder à sa demande.
C’est une question récurrente. A ce niveau-là, pas d’inquiétude puisque vos obligations en tant qu’employeur sont d’adresser le courrier. Concrètement, si le salarié ne va pas le chercher, c’est de sa responsabilité.
Vous pouvez continuer la procédure comme si le salarié avait eu connaissance du courrier, donc à aucun moment, il est nécessaire d’envoyer un email.
Continuez la procédure comme si le salarié avait eu connaissance du courrier. Nous vous conseillons simplement de respecter la procédure strictement.
- Si l’employeur qui est à l’initiative du report. Il faudra bien veiller à renvoyer un courrier de convocation et ensuite bien respecter à nouveau la procédure.
- Si le salarié ne peut pas se rendre à l’entretien et demande un report de l’entretien, l’employeur n’est pas tenu d’accéder à sa demande, il n’y a pas d’obligation. En revanche, si l’employeur accepte le report, il n’est pas nécessaire d’envoyer à nouveau un courrier de convocation.
