À compter de 2026, un changement majeur va intervenir dans les pratiques administratives dédiées à l’embauche des salariés : la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) pourra être effectuée directement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Cette évolution, annoncée dans la fiche n°3300 de la Base de connaissances DSN du GIP-MDS, s’inscrit dans la volonté de simplification et de rationalisation des démarches administratives.
Pour l’instant, aucune date de mise en service n’a été annoncée.
Nous vous en disons plus dans cet article pour que vous puissiez anticiper cette transformation.
Petit rappel : qu’est-ce que la DPAE ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche (dite DPAE) est une obligation légale imposée à tout employeur avant l’embauche d’un salarié. Elle doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant la date prévisible d’embauche. Elle permet de centraliser plusieurs formalités en une seule démarche, telles que :
- L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale (s’il s’agit d’une première embauche),
- L’affiliation à l’assurance chômage,
- La demande de visite d’information et de prévention,
- L’examen médical d’aptitude à l’embauche, le cas échéant.
Transmise à un interlocuteur unique (URSSAF ou MSA selon le secteur d’activité de l’employeur), cette déclaration oriente ensuite automatiquement les informations vers les organismes concernés.
Attention, depuis 2023, les entreprises qui réalisent plus de 50 DPAE par an ont l’obligation de les transmettre par voie électronique, sous peine d’une amende correspondant à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 19,63 € par salarié concerné en 2025. En cas d’omission de la DPAE, l’entreprise s’expose à des sanctions lourdes : une pénalité administrative de 1 266 € et une amende pénale de 1 500 €, voire des poursuites pour travail dissimulé.
La DPAE intégrée à la DSN : ce qui est prévu pour 2026
À partir de 2026, les employeurs pourront remplir leur obligation de DPAE directement via la DSN, grâce à un nouveau signalement intitulé « Signalement Déclaration Préalable à l’Embauche » (code déclaration 10). Ce dispositif sera activé dès la version de norme P26V01.
Il est prévu un déploiement progressif, sans rupture.
À noter que ce nouveau dispositif n’est pas imposé : les employeurs qui le souhaitent pourront continuer à utiliser les canaux classiques pour effectuer leurs DPAE.
Ce choix d’une transition douce vise à sécuriser les pratiques et à laisser le temps aux éditeurs de logiciels et aux entreprises de s’adapter.
Qui est concerné ?
Dans un premier temps, seuls les employeurs du régime général seront concernés.
Les contrats agricoles et les contrats de travail temporaire (intérim) seront exclus de cette phase initiale. Seuls les CDI et les CDD (de plus de 6 mois) pourront faire l’objet d’un signalement DPAE via DSN.
Quand déclarer en DSN ?
Le signalement devra être transmis dans les 8 jours précédant la date prévisionnelle d’embauche, exactement comme dans la procédure actuelle. En cas d’embauche multiple d’un même individu avec interruption, deux signalements distincts devront être effectués.
Comment faire la déclaration ?
Pour assurer le bon déroulement de la DPAE via DSN, plusieurs champs spécifiques devront être rigoureusement remplis.
Le GIP-MDS attire l’attention sur les éléments suivants :
- Identifiant du Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST) : il devra être renseigné à l’aide du référentiel URSSAF « sst_dpae » avec une valeur comme « MT189 ».
- Date et heure prévisibles d’embauche : à inscrire avec précision (date exacte et heure/minute du début prévu du contrat).
- Durée de la période d’essai : il faut indiquer uniquement la période initiale prévue (ex. : 30 jours), sans tenir compte du renouvellement éventuel pour les CDI et CDD de plus de 6 mois
- Correction de la date réelle : si la date réelle d’embauche diffère de celle déclarée, une correction pourra être effectuée via le logiciel de paie dans la DSN mensuelle.
A noter que ces points d’attention sont les mêmes que pour les DPAE actuelles.
Après transmission de la DPAE via DSN, deux types de comptes rendus seront mis à disposition du déclarant :
- CRM DPAE (CRM 126 au format XML) : il sera disponible sur le tableau de bord DSN ou dans le logiciel de paie pour les envois « machine to machine ». Il reprendra les données du signalement ainsi que le code de rejet (ex. : code 98 en cas de doublon).
- CRM Identité : celui-ci remplacera le Bulletin d’Identification du Salarié (BIS), qui reste réservé aux canaux classiques (EDI, API, EFI).
Distinction avec le signalement d’amorçage
Il est important de ne pas confondre ce nouveau signalement DPAE avec le signalement d’amorçage des données variables.
Ce dernier intervient uniquement après que l’embauche est effective et permet notamment de récupérer le taux de prélèvement à la source du salarié. En revanche, la déclaration à l’embauche ne permet pas d’obtenir cette information.
